GENERAL TERMS AND CONDITIONS OF SALE

SanaSarah LLC - Trade name: Esentiara
Version 3.0 - Update date : September 2025

1. LEGAL INFORMATION

1.1 CONTRACTING ENTITY
Corporate Name: SanaSarah LLC
Trade name: Esentiara
Legal Form: Limited Liability Company
State of Incorporation: Wyoming, United States of America
Filing ID: 2022-001097439
Registered Agent: Wyoming Registered Agent LLC
Registered Agent Address: 30 N Gould St, Ste R, Sheridan, WY 82801, USA
Contact: info@esentiara.com
Website: https://www.esentiara.com
Customer Support: Monday–Friday, 9 a.m.–6 p.m. (CET)

1.2 PURPOSE AND SCOPE
These General Terms and Conditions of Sale (GTC) exclusively govern the contractual relationship
between SanaSarah LLC and its customers in connection with the sale of:
Products Sold:
– Handcrafted items: handmade candles, natural incense, home fragrances, traditional textiles,
wellness accessories, gift sets
-Wellness Retreats: Organized trips to Spain and partner destinations
– Digital programs: downloadable content, online training courses
Marketing areas: The whole world
Billing currencies: Euro (€) for Europe, USD ($) for other regions
Shipping area: Products shipped from Spain

1.3 ACCEPTANCE OF THE TERMS AND CONDITIONS
Any order implies full, complete, and unconditional acceptance of these Terms and Conditions. The customer
states:
– Have read these terms and conditions before confirming your order
– Have the legal capacity to enter into contracts
– Provide accurate and complete information
Acceptance is indicated by checking the box labeled “I accept the terms and conditions of sale” and the
Order confirmation.

1.4 LIMITED LIABILITY PROTECTION
In accordance with the Wyoming Limited Liability Company Act, the liability of the members of SanaSarah
An LLC is limited to its members' capital contributions. These terms and conditions respect the separation of assets
personal and professional protection provided by Wyoming LLC status.

1.5 TERMS OF USE FOR THE E-COMMERCE PLATFORM

1.5.1 Service Availability
Allocation of resources: SanaSarah LLC is committed to maintaining the website's accessibility with a rate of
Target availability of 99.1% (TP3T), with no absolute guarantee.
Technical interruptions:
– Scheduled maintenance announced 48 hours in advance
– Emergency outages without prior notice in the event of a safety issue
– No liability for losses resulting from temporary unavailability
Technical force majeure:
– Outages affecting ISPs, hosting providers, and third-party services (Stripe, PayPal)
– DDoS attacks, cyberattacks, software bugs
– Security updates mandated by the authorities

1.5.2 Technical Errors and Catalog
Pricing errors:
– Right to make corrections before confirming the order
– Obvious errors (ridiculously low prices): automatic cancellation
– Customer notification within 24 hours in the event of a correction
Order errors:
– Shopping cart/checkout issues: order automatically voided
– Accidental duplicate order: automatic refund for the duplicate item
– Quantity/item number errors: right to correction or cancellation
Online Catalog:
– Photos are for illustrative purposes only; colors are approximate
– Real-time availability not guaranteed
– Technical specifications are subject to change without notice

1.5.3 Accounts Receivable
Account Creation:
– Accurate and complete information is required
– Only one account per individual or legal entity
– Prohibition of fake accounts or identity theft
Security and Password:
– The customer is responsible for keeping their login credentials confidential
– Mandatory immediate notification in the event of a security breach
– SanaSarah LLC is not liable for unauthorized access resulting from customer negligence
Account Suspension/Closure:
– Valid reasons: unpaid bills, fraud, violation of the Terms and Conditions
– 15 days' notice, except in cases of safety emergencies
– Data retention in accordance with legal requirements following closure

1.5.4 Cookies and Similar Technologies
WooCommerce Technical Cookies:
– Shopping cart and user session (exempt from consent)
– Security and Authentication
– Language and currency preferences
Analytics cookies:
– Google Analytics (with IP anonymization)
– Website performance and conversion tracking
– Consent via a dedicated banner
Marketing cookies:
– Remarketing and personalized advertising
– Explicit consent required
– May be revoked at any time
Management:
– Configuration via the cookie management tool
– Maximum duration: 13 months
– Can be deleted via a web browser

2.1 DATA CONTROLLER
Responsible Party: SanaSarah LLC
Contact the DPO: dpo@esentiara.com
Address: 30 N Gould St, Ste R, Sheridan, WY 82801, USA

2.2 DATA COLLECTED

2.2.1 Identification Information
Required : Last name, first name, email
Optional : Date of birth, phone number
Billing : Full address, payment information (not stored)

2.2.2 Navigation Data
Techniques : IP address, browser, operating system
Behavioral : Pages viewed, time spent browsing
Cookies : As agreed (see section 1.5.4)

2.2.3 Sensitive Data (Pensions Only)
Health : Allergies, medical conditions (for safety reasons)
Preferences : Food, accessibility
Legal Basis : Explicit Consent and Contract Performance

2.3 PURPOSES OF DATA PROCESSING

2.3.1 Main Objectives
– Order Management: Processing, Delivery, Billing, Customer Service
– Customer Service: Support, Complaints, Satisfaction Tracking
– Retreats: Organization, accommodations, activities, safety
– Legal Requirements: Accounting, Taxation

2.3.2 Marketing Purposes (with consent)
– Newsletter: News, new collections, promotions
– Recommendations: Personalized products based on purchase history
– Research: Service improvement, product development

2.4 LEGAL BASIS FOR DATA PROCESSING
– Contract: Fulfillment of orders and services (Art. 6.1.b GDPR)
– Consent: Marketing, non-essential cookies (Art. 6.1.a GDPR)
– Legitimate interest: Security, service improvement (Art. 6.1.f GDPR)
– Legal obligation: Accounting, taxation (Art. 6.1.c of the GDPR)

2.5 RETENTION PERIOD
– Active customer data: For the duration of the business relationship
– Prospect data: 3 years since last contact
– Order data: 5 years after the last order
– Accounting data: 10 years (legal requirement)
– Cookies: up to 13 months

2.6 RECIPIENTS OF THE DATA

2.6.1 Internal Recipients
Authorized SanaSarah LLC staff (access limited to what is necessary)

2.6.2 Subcontractors (GDPR Provisions)
– Hosting: Servers located in the European Union
– Payment: Stripe, PayPal (secure protocols)
– Transportation: Approved European carriers
– Email: GDPR-certified service providers

2.6.3 External Recipients
– Authorities: By court order only
– Retirement partners: Data required for organizational purposes
– Certified Public Accountants: Billing Information

2.7 INTERNATIONAL TRANSFERS

2.7.1 Protection Guarantees
– Standard Contractual Clauses: European Commission 2021/914
– Encryption: AES-256 for sensitive data
– TIA Assessment: Transfer Impact Assessment in accordance with EDPB guidelines
– Annual audit: Verification of the effectiveness of controls

2.7.2 Country of Destination
– United States: Corporate headquarters, certified subcontractors
– European Union: Hosting, primary processing
– Other countries: Only with appropriate safeguards

2.8 RIGHTS OF DATA SUBJECTS

2.8.1 Fundamental Rights (Art. 15–22 of the GDPR)
– Access: Viewing Your Data (Art. 15)
– Rectification: Correction of inaccurate data (Art. 16)
– Deletion: Deletion in accordance with legal requirements (Art. 17)
– Restriction: Temporary suspension of processing (Art. 18)
– Portability: Data Retrieval (Art. 20)
– Objection: Denial on legitimate grounds (Art. 21)

2.8.2 Exercising Rights
– Contact: info@esentiara.com
– Response deadline: 1 month (renewable once)
– Justification: Copy of identification required
– Free of charge: Except for clearly unreasonable requests

2.8.3 Right to File a Complaint
Competent authority: CNIL (France) or the authority in the country of residence
European Platform: https://edpb.europa.eu

2.9 DATA SECURITY

2.9.1 Technical Measures
– Encryption: SSL/TLS for transmission, AES-256 for storage
– Authentication: Multi-factor authentication for admin access
– Backups: Daily, encrypted, geographically distributed
– Surveillance: 24/7 monitoring, intrusion detection

2.9.2 Organizational Measures
– Training: Staff trained on the GDPR
– Access: Principle of Least Privilege
– Audits: Regular security checks
– Incident: Response procedure within 72 hours

3.1 Consumers in the European Union

In accordance with European directives:
– Directive 2011/83/EU: Consumer Rights
– Right of withdrawal: 14 calendar days
– Precontractual information: Required
– Access to the RLL platform: https://ec.europa.eu/odr

3.2 Precontractual Information
Provided before placing an order:
– Key Features of Products/Services
– Total price, including all taxes
– Shipping Costs and Terms
– Offer Validity Period
– Payment and Performance Terms
– Right of Withdrawal

4.1 Handcrafted Products

System from pre-orders grouped : All artisanal products are available for pre-order to ensure freshness and reduce costs
Shipping since Spain : Orders are processed and shipped from our facilities in Spain
Varying time frames : 2 to 6 weeks, depending on the campaign (the timeframe will be specified when each campaign opens)
Limited quantities : "First come, first served" principle

4.2 Retirement and Well-Being
Places : Spain and selected partner destinations
Authorized Partners : Certified and Insured Accommodations
Professional Guidance : Certified wellness instructors
Travel Insurance : Not included in the price (subscription recommended)
Special Terms and Conditions : See section 4.4

4.3 Digital Programs
Cast : Secure internal platform
Formats : PDF, MP4 videos, MP3 audio files
Access : Immediately after payment is confirmed
Duration : Permanent access subject to certain conditions

4.4 Wellness Retreats – Special Terms and Conditions

4.4.1 Registration and Reservation
Limited capacity : 6–12 people per retreat
Down Payment : 30% non-refundable (except in cases of justified force majeure)
Confirmation : Detailed itinerary sent 30 days in advance
Documents : Mandatory Health Form

4.4.2 Included Services
– Accommodations based on the selected package
– All meals included
– Scheduled wellness activities
– Airport-to-accommodation transfers
– Liability Insurance

4.4.3 Cancellation Policies for Retreats
From the customer:
– More than 60 days: refund of the deposit minus a €100 processing fee
– 30–60 days: 50% refund of the total amount
– Less than 30 days: no refund except in cases of force majeure
By SanaSarah LLC:
– Full refund if we cancel
– Option to reschedule to another session

5.1 Ordering Process
1.  Selection : Adding items to the cart
2. Identification : Create an account or sign in
3. Delivery : Selecting the address and mode
4. Payment : Select a payment method
5. Validation : Acceptance of the Terms and Conditions and Confirmation
6. Confirmation : Automatic email within 24 hours

5.2 Validation and Confirmation
Each order is confirmed by email within 24 business hours. We reserve the right to cancel any order in the event of force majeure, an obvious pricing error, or unavailability. In the event of a cancellation on our part, a full refund will be issued within 14 days.

5.3 Modification and Cancellation
– Before Shipping : Subject to change based on availability
– After Shipping : Application of the Right of Withdrawal
– Pensions : Special conditions (see section 4.4)

 

6.1 Pricing Policy
Display : Prices in euros (€) including tax for Europe, and in dollars ($) for other regions
Taxes included : Applicable European VAT and customs duties
Modification : Prices are subject to change at any time; changes do not apply retroactively to confirmed orders
Obvious errors : Right to make corrections before shipment

6.2 Payment Terms
– Handcrafted Products : Full payment required at the time of order
– Wellness Retreats : 30% deposit upon registration; balance due 15 days before departure
– Digital Programs : Full payment required before download

6.3 Secure Payment Methods
– Bank Cards : Visa, Mastercard, American Express (via Stripe)
– PayPal : Secure payment and buyer protection
– SEPA Transfer : For returns only (processing time: 3–5 days)
– Safety : All transactions are secured with SSL encryption

6.4 Dynamic Price Adjustment

6.4.1 Dynamic Pricing

Factors of variation:

– Currency fluctuations (EUR/USD)
– Raw material and transportation costs
– Changes in tax or customs regulations
– Seasonality and Demand

Notification of Changes:
– New prices apply only to new orders
– Email notification if the customer is subscribed to the newsletter
– The website version is the official version

Protection for Pending Orders:
– Price fixed upon order confirmation
– No retroactive adjustments are possible
– Exception: obvious error (ridiculously low price)

6.4.2 Promotions and Promo Codes

Terms of Use:
– One code per order unless otherwise noted
– Cannot be combined with other offers
– Limited validity

Revocability:
– Subject to change or removal without notice
– Fraudulent or misused codes: order cancellation
– Commercial use of the codes is prohibited

7.1 Delivery Areas
– European Union : 27 member countries via authorized carriers
– United Kingdom : Via specialized carriers after Brexit
– Switzerland : Via Swiss Post
– International : Other destinations available upon request

7.2 Delivery Times
Handcrafted products:
– Preparation: 2–6 weeks, depending on the campaign
– Europe: 3–7 business days after shipment from Spain
– International: 7–14 business days
Digital Programs:
– Delivery: Immediate via email

7.3 Shipping Costs
– Spain: Starting at ~€8
– France/Portugal: Starting at ~€12 
– EU: Starting at ~€15 
– UK/Switzerland: Starting at ~€18
– International: By quote

7.4 Customs Formalities
– Statement : Actual value—reporting required
– Customs Duties : To be paid by the recipient outside the EU
– Possible delays : Independent customs inspections
– Prohibited Products : Mandatory verification of local regulations

7.5 Receipt and Verification
– Mandatory verification : Package condition upon delivery
– Reserves : To be reported immediately to the carrier
– Report : Report any damage within 48 hours by email, including photos

7.6 Enhanced International Shipping

7.6.1 Incoterms and Transfer of Title

Applicable Incoterms:
– European Union: DDP (Delivered Duty Paid)
– United Kingdom/Switzerland: DAP (Delivered At Place)
– Other countries: EXW (Ex Works) Spain

Transfer of Ownership:
– EU: Delivered to the recipient's address
– Outside the EU: Upon handover to the carrier in Spain
– Transfer of risk in accordance with applicable Incoterms

7.6.2 Export Restrictions

Countries subject to sanctions:
– Compliance with EU, U.S., and UN embargoes
– Checking the sanctions lists before shipment
– Refuse delivery if in doubt

Regulated products:
– Check product restrictions by country
– Accompanying documentation as required by local regulations
– Customer Responsibility for Import Authorization

 

8.1 Right of Withdrawal

8.1.1 Eligible Products
– Delay : 14 calendar days from the date of receipt
– Affected Products : All handmade products that are not personalized and have not been used

8.1.2 Exclusions du Droit de Rétractation
Conformément à la réglementation applicable :
– Produits personnalisés : Gravures, dimensions sur mesure
– Produits d’hygiène : Articles ouverts ou utilisés
– Digital Programs : Après téléchargement
– Pensions : Services avec date déterminée
– Produits périssables : Selon nature

8.2 Procédure de Retour

8.2.1 Notification (Obligatoire)
– Delay : 14 jours max après réception
– Modalité : Email à info@esentiara.com
– Informations requises : N° commande, motif, photo si défaut

8.2.2 Renvoi du Produit
– Délai d’expédition : 14 jours après notification
– État requis : Produit dans emballage d’origine, non utilisé
– Return Shipping Costs : À la charge du client (sauf défaut/erreur)
– Adresse de retour : Communiquée lors de la demande

8.3 Remboursement

8.3.1 Conditions
– Contrôle qualité : Vérification de l’état à réception
– Delay : 14 jours maximum après réception du retour
– Modalité : Même moyen de paiement que la commande

8.3.2 Montants
– Produit : Remboursement intégral du prix d’achat
– Delivery : Frais initiaux non remboursés sauf défaut/erreur
– Retour : Frais déduits si non pris en charge

8.4 Échanges et SAV

8.4.1 Défauts de Fabrication
– Report : 48h après réception avec photos
– Prise en charge : Échange gratuit à nos frais
– Alternative : Remboursement si échange impossible

8.4.2 Garantie Commerciale
– Duration : 6 mois sur défauts de fabrication
– Exclusions : Usure normale, mauvaise utilisation
– Terms and conditions : Échange ou remboursement

9.1 Éléments Protégés
Tous les éléments du site et des produits (textes, images, logos, design, vidéos) sont protégés par le droit d’auteur et appartiennent à SanaSarah LLC ou à ses partenaires licenciés.

9.2 Utilisation Autorisée
– Usage personnel : Consultation et commande uniquement
– Reproduction : Interdite sans autorisation écrite
– Utilisation commerciale : Strictement interdite

9.3 Marques
La marque ESENTIARA et tous logos associés sont propriété de SanaSarah LLC. Toute utilisation non autorisée constitue une contrefaçon.

10.1 Limitation de Responsabilité
– Montant : Responsabilité limitée au montant de la commande
– Dommages indirects : Exclusion expresse (perte de profit, d’exploitation)
– Force majeure : Exonération totale selon définition légale

10.2 Assurance
– Professional Liability Insurance : Couverture active
– Product Liability : Protection consommateurs
– Cyber Risks : Protection données et systèmes

10.3 Cas d’Exonération
– Force majeure : Selon définition légale
– Fait du tiers : Transporteur, sous-traitant
– Faute du client : Mauvaise utilisation, informations erronées

10.4 « AS IS » WARRANTY DISCLAIMER
Conformément au droit du Wyoming, tous produits et services sont fournis « EN L’ÉTAT » sans garantie expresse ou implicite autre que légalement imposée.

10.5 Responsabilité Renforcée

10.5.1 Limitations Spécifiques E-commerce
Exclusions de garantie :
– Performance technique du site web
– Compatibilité avec tous navigateurs/appareils
– Sécurité absolue des données transmises
– Fonctionnement des plugins tiers
Plafond de responsabilité :
– Maximum : montant total payé par le client au cours des 12 derniers mois
– Minimum : 100 USD même en cas de petit achat
– Application par incident, non cumulative

10.5.2 Indemnisation
Indemnisation par le client : Le client s’engage à indemniser SanaSarah LLC contre toute réclamation de tiers résultant de :
– Utilisation abusive du site ou des services
– Violation des présentes CGV
– Fourniture d’informations fausses ou trompeuses
– Violation de droits de tiers (propriété intellectuelle, diffamation)

Exclusions d’indemnisation :
– Faute lourde ou intentionnelle de SanaSarah LLC
– Défaut de conformité des produits vendus
– Violation des données personnelles de notre fait

10.5.3 Protection des Dirigeants
Limitation personnelle : Aucune responsabilité personnelle des dirigeants, employés, consultants de SanaSarah LLC ne peut être engagée au-delà du patrimoine social de la LLC.
Corporate Veil Protection : Les présentes conditions respectent la séparation entre patrimoine personnel et professionnel garantie par le statut LLC Wyoming

11.1 Médiation Préalable

11.1.1 Consommateurs Européens
– Plateforme RLL : https://ec.europa.eu/odr
– Mediator : Centre de médiation de la consommation
– Delay : 6 mois pour saisine après réclamation

11.1.2 Professionnels
– Arbitrage : Chambre de Commerce Internationale
– Médiation : Required before taking legal action

11.2 Juridiction Compétente

11.2.1 Consommateurs Résidant dans l’UE
Conformément au Règlement UE n°1215/2012 (Bruxelles I bis) :
– Option du consommateur : Tribunaux de son lieu de résidence OU tribunaux compétents pour SanaSarah LLC
– Loi applicable : Droit du lieu de résidence du consommateur pour les règles de protection.

11.2.2 Professionnels
– Tribunaux compétents : District Court of Wyoming, Sheridan County
– Loi applicable : Wyoming Uniform Commercial Code
– Arbitrage optionnel : ICC International Court of Arbitration

11.3 Délais de Prescription
– Action en garantie : 2 ans à compter de la découverte du défaut
– Action contractuelle : 5 ans à compter de l’exigibilité
– Action en responsabilité : Selon loi applicable

11.4 Juridiction et Droit Applicable Renforcés

11.4.1 Limitation des Class Actions
Renonciation Class Action (B2B uniquement) : Pour les relations entre professionnels, les parties renoncent expressément aux actions de groupe et s’engagent à résoudre tout litige par arbitrage individuel.
Préservation droits consommateurs : Cette renonciation ne s’applique pas aux consommateurs pour lesquels les droits impératifs locaux sont préservés.

11.4.2 Loi Applicable Nuancée
General Principle : Droit du Wyoming (USA)

Exceptions impératives :
– Droit des consommateurs : loi du pays de résidence
– Protection des données : RGPD pour résidents UE
– Sécurité des produits : normes du pays de commercialisation

11.4.3 Clause de Divisibilité Renforcée
Substitution automatique : Si une clause est déclarée inapplicable, elle est réputée remplacée par la disposition légale la plus proche respectant l’esprit du contrat.
Préservation de l’équilibre : Les parties s’engagent à renégocier de bonne foi toute clause annulée affectant l’équilibre économique du contrat.

12.1 Coordonnées du Service Client
Email : info@esentiara.com
Hours : Monday–Friday, 9 a.m.–6 p.m. (CET)
Langue : French, English, Spanish

12.2 Procédure de Réclamation
1. Contact initial : Email au service client
2. Délai de réponse : 48h ouvrées maximum
3. Escalade : Direction si non résolution sous 5 jours
4. Médiation : Si échec de la négociation amiable

12.3 Suivi de Satisfaction
– Enquête post-achat : Système automatique
– Avis clients : Collecte et publication transparente
– Amélioration continue : Prise en compte des retours

13.1 Business Judgment Rule
Décisions de gestion : Les décisions commerciales prises de bonne foi par SanaSarah LLC bénéficient de
la présomption de validité sous droit du Wyoming.

13.2 Compliance Statement
Déclaration de conformité : SanaSarah LLC déclare respecter toutes obligations légales applicables
selon les juridictions d’activité, sous réserve de changements réglementaires futurs.

14.1 Audits de Sécurité
Audits périodiques :
– Audit sécurité informatique annuel par tiers certifié
– Contrôle conformité RGPD bisannuel
– Évaluation des risques mise à jour trimestrielle

14.2 Reporting de Conformité
Tableaux de bord :
– KPI conformité réglementaire en temps réel
– Alertes automatiques seuils critiques
– Reporting mensuel direction sur évolution risques

14.3 Amélioration Continue
Processus PDCA :
– Plan : Évaluation nouveaux risques
– Do : Mise en œuvre mesures correctives
– Check : Contrôle efficacité
– Act : Ajustement et standardisation

15.1 Modifications des CGV
– Droit de modification : Réservé à tout moment
– Information : Notification par email et sur le site
– Application : Nouvelles conditions pour commandes futures uniquement
– Archivage : Conservation des versions précédentes

15.2 Nullité Partielle
Si une clause est déclarée nulle ou inapplicable, les autres dispositions demeurent pleinement en vigueur.

15.3 Intégralité du Contrat
Les présentes CGV constituent l’intégralité de l’accord entre les parties et annulent tous accords antérieurs.

15.4 Communication
Toute communication doit être effectuée par écrit à l’adresse email indiquée.

Date de dernière mise à jour : Septembre 2025
Version : 3.0

FORMULAIRE DE RÉTRACTATION

À retourner à : info@esentiara.com
Object : Exercice du droit de rétractation

Informations obligatoires :
Nom, prénom : _______________
Adresse complète : _______________
Email : _______________
Téléphone : _______________
N° de commande : _______________
Date de commande : _______________
Date de réception : _______________
Produit(s) concerné(s) : _______________
Motif de rétractation : _______________
Statement : « Je vous notifie par la présente ma rétractation du contrat portant sur la vente du/des bien(s) ci-dessus. »
Date : _______________
Signature : _______________

FORMULAIRE DE RÉCLAMATION

Send to: info@esentiara.com
Objet : Réclamation – Commande n°_______

Customer Information:
Nom, prénom : _______________
N° de commande : _______________
Date de commande : _______________
Nature de la réclamation : _______________
Description détaillée : _______________
Préjudice subi : _______________
Solution souhaitée : _______________
Pièces jointes : _______________
Date : _______________

 

SanaSarah LLC certifie que les présentes conditions générales de vente ont été élaborées en conformité avec :
– Wyoming Limited Liability Company Act
– Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) UE 2016/679
– Directive 2011/83/UE relative aux droits des consommateurs
– Règlement Bruxelles I bis (UE) n°1215/2012
– Bonnes pratiques e-commerce WooCommerce

Validation juridique : Ces CGV sont recommandées pour validation par un conseil juridique spécialisé dans chaque juridiction cible avant mise en production.

Contact expert : Pour assistance juridique, contacter info@esentiara.com

Design sans titre (14)